Si vous avez des questions à propos de n'importe quel point du règlement, nous sommes à votre disposition pour y répondre tout au long du week-end sur ce sujet. Pour rappel, le Règlement Intérieur, contrairement aux statuts de l'association n'est pas soumis au vote.
Les points du Règlement Intérieur qui ont été modifiés sont :
1.1 Conditions d'admission
1.2 Cotisations
2.1.1 Date de l'Assemblée Générale
2.1.2 Proposition de citation à l'ordre du jour
2.1.3 Pouvoir de représentation
2.4 Activité commerciale de l’association
3.2.2.b Les Chefs d'équipe
3.3 Communication avec le Conseil d'Administration et entre les équipes officielles
Règlement Intérieur de l'association
Préambule
Ce Règlement Intérieur a pour objet de préciser les Statuts de l’association Héros de Papier Froissé. Le présent Règlement Intérieur est remis à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouvel(le) adhérent(e).
Article 1 Formalités d’inscription
1.1 Conditions d’admission
L’adhésion est ouverte à toute personne de plus de dix ans. Pour s’inscrire, elle doit remplir le formulaire d’inscription disponible sur le site de l'association.
Toute personne souhaitant adhérer doit joindre la copie d’une pièce d’identité ainsi que sa cotisation par mail. Différents moyens de paiement sont disponibles. Les personnes mineures doivent également joindre l’autorisation proposée sur le site et la copie d’une pièce d’identité de leur responsable légal.
L’adhésion doit être agréée par un(e) membre du Bureau de l’association, qui se réserve le droit de refuser toute candidature.
L’adhésion est valable un an à partir de la date d’inscription et renouvelable automatiquement chaque année sous réserve du paiement de la cotisation.
1.2 Cotisations
La cotisation annuelle est fixée à 10 euros. Les personnes qui adhèrent pour la première fois bénéficient de deux années de réduction non renouvelables à 7 euros. Le montant de la cotisation sera précisé dans le mail de rappel qui est envoyé un mois avant la date anniversaire de l'adhésion.
Des avantages peuvent être proposés aux membres de l'association sur les sites du Héron à la Plume Flamboyante, sur Harry Potter Fanfiction ou lors d'évènements ponctuels.
Les membres qui adhèrent à l'association depuis au moins deux années consécutives deviennent des membres distingué(e)s et bénéficient d'avantages supplémentaires, notamment la possibilité de suggérer un point à l'ordre du jour de l'Assemblée Générale, de représenter un(e) autre adhérent(e) lors de l'Assemblée Générale ou d'être élu(e) au Bureau de l'association en cas d'élection au Conseil d'Administration.
La cotisation annuelle doit être réglée au moment de l’adhésion par l’un des moyens suivants :
- un virement international au compte FR76 1027 8073 1600 0203 5390 123 (BIC : CMCIFR2A) ;
- un paiement Paypal à l’adresse bureau@herosdepapierfroisse.fr ;
- un paiement CB en commandant l'article "Adhésion à l'association HPF" sur la boutique en ligne.
Toute cotisation versée à l’ordre de l’association est définitivement acquise. En cas de démission, exclusion ou décès du ou de la membre au cours de l’année, la cotisation n’est pas remboursable.
Article 2 Vie de l’association
2.1 Assemblée Générale
2.1.1 Date de l’Assemblée Générale
L'Assemblée Générale est fixée, par défaut, au deuxième vendredi de juin de chaque année. Elle doit, au plus tard, débuter le dernier vendredi du mois d'août. La date peut être modifiée jusqu’à deux semaines avant.
2.1.2 Proposition de citation à l’ordre du jour
Tout(e) membre distingué(e) peut faire une proposition pour la prochaine Assemblée Générale. Les membres du Conseil d’Administration décident à la majorité si cette proposition sera citée à l’ordre du jour.
2.1.3 Pouvoir de représentation
Tout(e) membre de l'association est convoqué(e) à l'Assemblée Générale afin de s'exprimer dans les divers sujets et de voter (approbation des rapports moraux et financiers, des Statuts, élection de membre(s) du CA, ...). S’il ou elle ne peut y assister, il ou elle peut se faire représenter par un(e) membre distingué(e) pour s'exprimer et exercer son vote. Les membres du forum qui ne font pas partie de l'association peuvent également assister aux Assemblées Générales mais ne peuvent s'y faire représenter ni y voter.
2.1.4 Procès Verbal
Le Procès Verbal de l’Assemblée Générale doit être rédigé par le ou la Secrétaire (ou Secrétaire adjoint(e)) ou la personne la représentant et transmis à la totalité des membres avant un mois.
2.2 Anonymat des membres
Chaque membre choisit, lors de son adhésion, un nom d’auteur ou d'autrice sous lequel seront publiés ses textes. Sa véritable identité n’est connue que des membres du Conseil d’Administration et ne peut être divulguée sans son autorisation.
Le fichier des adhérent(e)s contenant toutes les informations personnelles des membres de l'association n'est accessible dans sa totalité qu'aux membres du Bureau.
2.3 Évènements proposés par l’association
L’association peut proposer divers évènements officiels (concours, rencontres entre membres, etc.). Chacun de ces évènements officiels doit être accepté par le Conseil d’Administration qui le place sous la responsabilité d’un(e) membre de l'association.
D'autres événements peuvent être organisés par les membres ou non de l'association, ceux-ci n'étant pas placés sous le contrôle ou la responsabilité du Conseil d'Administration.
2.4 Activité commerciale de l’association
À tout moment de l’année, l’association peut proposer la vente de produits (t-shirts, mugs, blocs-notes, etc.) en fonction de ses stocks. Lors de rencontres exceptionnelles (IRL, participation aux festivals, etc.), elle peut également proposer de la vente de nourriture et boissons.
Régulièrement, l’association publie des anthologies de nouvelles et des romans via sa maison d'édition, les Éditions HPF.
Article 3 Les sites internet de l’association
3.1 Définition des sites
L’association Héros de Papier Froissé est propriétaire des sites internet suivants :
- http://www.hpfanfiction.org/fr ci-après nommé « Harry Potter Fanfiction » ;
- http://www.le-heron.com/fr ci-après nommé « Le Héron à la Plume Flamboyante ».
Harry Potter Fanfiction est destiné à la publication et à la lecture en ligne de fanfictions tirées de l’œuvre à succès Harry Potter. Ces fanfictions sont diffusées sans intention de violation des droits d’auteur de J.K. Rowling et de ses ayant droits. Les auteurs et autrices de fanfictions ne sont pas rémunéré(e)s lors de la publication de leurs fanfictions en ligne.
Le Héron à la Plume Flamboyante est destiné à la publication et à la lecture en ligne d’histoires, dits « textes originaux » par opposition aux fanfictions. Ces histoires restent la propriété de leurs auteurs et autrices. Ces dernier(e)s ne sont pas rémunéré(e)s lors de la publication de leur histoire originale en ligne.
L’association Héros de Papier Froissé est également propriétaire du site internet http://www.herosdepapierfroisse.fr, incluant notamment un forum, ci-après nommé « Le Forum HPF ».
Le Forum HPF est destiné aux échanges entre membres des sites de l’association, qu’ils ou elles fréquentent préférentiellement Harry Potter Fanfiction, Le Héron à la Plume Flamboyante ou http://www.herosdepapierfroisse.fr, ainsi qu'aux auteurs et autrices des Éditions HPF. Il se veut généraliste, tout en étant orienté sur les thématiques d’écriture et de lecture.
L'association Héros de Papier Froissé gère également un blog, https://www.herosdepapierfroisse.fr/blog, ci-après nommé « Le Blog d'HPF » et le site des Éditions HPF, https://herosdepapierfroisse.fr/editionshpf
3.2 Gestion des sites
Les trois sites, Harry Potter Fanfiction, le Héron à la Plume Flamboyante et le Forum HPF, sont gérés de la même façon.
3.2.1 Gestion technique
La gestion technique des sites, du Blog d'HPF et du site des Éditions HPF est assurée par une équipe technique en charge des évolutions et de la résolution des problèmes. Les membres de l'équipe sont les seules personnes, avec les membres du Bureau, à avoir l'accès au code et à la base de données du site. Le Conseil d'Administration sera davantage regardant sur le recrutement proposé pour cette équipe.
Cette équipe est dirigée par un Chef ou une Cheffe d'équipe, responsable vis-à-vis de l'association Héros de Papier Froissé, au même titre que les équipes officielles.
3.2.2.a Les équipes officielles
Chaque site est enrichi par les publications de ses membres.
Le contenu publié par ces membres est modéré par trois équipes de modération, une par site. Les membres des équipes de modération sont appelé(e)s des membres modérateurs.
D'autres équipes officielles participent à l'animation des sites, des comptes officiels de l'association sur les réseaux sociaux, du Forum HPF et du Blog d'HPF. L'équipe des Éditions est en charge de la publication des anthologies de nouvelles et des romans.
Le Conseil d'Administration peut apposer un droit de veto lors du recrutement des membres modérateurs et des membres des autres équipes officielles.
3.2.2.b Les Chef(fe)s d'équipe
Chaque équipe est dirigée par un(e) des membres de l’équipe, appelé(e) Chef ou Cheffe d’équipe, et responsable vis-à-vis de l’association Héros de Papier Froissé, tant de la gestion humaine de son équipe que de la bonne marche des projets de celle-ci. Chaque équipe peut également, si elle le souhaite, élire un ou une adjoint(e) qui peut l'appuyer dans ses tâches et le ou la remplacer au besoin. Les mandats de Chef(fe)s d'équipe courent sur 2 ans.
Le ou la Chef(fe) d'équipe est également responsable de l'ajout et de la modification de contenu officiel sur son site (nouveau sous-forum, « news », page d'aide en ligne, etc.) et de la nomination de nouveaux ou nouvelles membres. Il lui est demandé de veiller régulièrement à la motivation et à l'engagement de son équipe, avec par exemple la mise en place d'un point trimestriel. Il ou elle a droit de révocation sur les droits de modération en cas de manque de disponibilité ou de motivation d'un(e) membre de son équipe, après discussion avec le ou la membre concerné(e) et dans le cas d'une situation non ponctuelle.
Le Conseil d'Administration peut apposer un droit de veto lors des élections des Chef(fe)s d'équipe et de son adjoint(e) et devra s'assurer à son tour de leur engagement et motivation. En cas de démission d'un(e) Chef(fe) d'équipe, le Conseil d'Administration organise une nouvelle élection pour la durée de mandat restante.
3.3. Communication avec le Conseil d'Administration et entre les équipes officielles
Les Chef(fe)s d’équipe accèdent au forum de discussion « Bureau des Chef(fe)s » sur le Forum HPF.
Ce forum, consultable par le Conseil d'Administration et les Chef(fe)s d'équipe de tous les sites de l'association permet :
- de tenir informé le Conseil d'Administration des projets de chaque équipe et à l'inverse de tenir les Chef(fe)s d'équipe informé(e)s des décisions du Conseil d'Administration ;
- de consulter le Conseil d'Administration ;
- de partager des problématiques communes à la gestion des équipes.
Le Conseil d'Administration peut exprimer son veto à un projet dans cette section sous sept jours.
Les membres de chaque équipe officielle accèdent au sous-forum de discussion « Salon de thé des équipes ». Ce sous-forum, consultable par le Conseil d'Administration et les membres de toutes les équipes officielles permet de créer des synergies entre les différentes équipes.
Le Conseil d'Administration a accès à chacun des sous-forums de travail des équipes officielles.
3.4 Règlements des sites
Les règlements des sites sont sous la responsabilité des équipes de modération, sous réserve de validation par le Conseil d'Administration. Ils peuvent être modifiés à tout moment par les Chef(fe)s d'équipe et leur modification présentée sous forme de :
- « news » sur Harry Potter Fanfiction et le Héron à la Plume Flamboyante ;
- « posts » sur le Forum HPF.
Article 4 Modification du Règlement Intérieur
Le Règlement Intérieur est établi par le Conseil d’Administration, conformément à l’article 7 des Statuts de l’association. Il peut être modifié à tout moment par ledit Conseil d’Administration mais n’entre en application qu’après présentation à l’Assemblée Générale suivante, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire, à condition qu’il ait été envoyé au préalable à l'ensemble des adhérent(e)s avec la convocation à l’Assemblée Générale.