2.1. Bilan financier

[Lyane]

Je voudrais déjà commencer par rappeler les gros soucis que les sites ont rencontrés (même si le chantier de réparation est en bonne voie et que Morgwen fait même le travail sur HPFanfiction « à la main »). Nous avons perdu l’ancienne boutique il y a quelques mois et le temps de rechercher une autre solution et de paramétrer la nouvelle boutique, les ventes, adhésions et dons ont forcément chuté, sans être non plus une catastrophe. L’outil n’était simplement plus là mais maintenant, c’est rentré dans l’ordre.

BILAN 2015

• Serveur d’hébergement : -1260 euros.
Le serveur chez OVH était payé jusqu’au printemps 2016, sinon, le tarif était stable par rapport aux années précédentes.
Suite aux problèmes récurrents depuis des mois chez ce fournisseur, Morgwen a décidé de basculer les sites chez un autre hébergeur, Ikoula, en janvier. Nous avons donc payé un trimestre d’hébergement en double. Nous prolongeons actuellement le serveur trimestre par trimestre, de manière à pouvoir réévaluer nos besoins et éventuellement upgrader le serveur (le budget prévisionnel prévoit une petite marge de manœuvre si nous avons besoin de changer d’offre).

• Noms de Domaine et messageries mails : -89.94 euros.
Une légère augmentation par rapport à 2014 (une dizaine d’euros) car on a souscris à une meilleure offre de messagerie mail pour HPFanfiction. La différence reste minime en prix mais la prestation très utile.

• Frais bancaires : -43.56 euros.
Ces frais restent stables, avec juste une très légère hausse annuelle de 4 euros.

• Frais Paypal : -28.53 euros.
Vu que l’utilisation de la boutique et donc de paypal à beaucoup chuter en 2015, les frais ont baissé également, sans surprise.

• Assurance : -132.03 euros.
L’augmentation annuelle n’est pas énorme mais les difficultés importantes pour avoir le moindre contact m’ont poussé à démarcher d’autre assurance (pour infos, au téléphone, c’est en permanence : la personne qui s’en occupe n’est pas là, on ne sait pas, on ne retrouve pas votre dossier et autres joyeusetés). La résiliation a été envoyé depuis plusieurs semaines en recommandé avec AR mais aucune nouvelle non plus. Enfin si, la demande de cotisation annuelle. Que je ne réglerai pas tant que je n’aurais pas de réponse claire sur savoir si la résiliation a bien eu lieu ou pas. Si non, on reporte le changement d’assurance à dans un an. Notre banque, qui a fait le nouveau devis retenu pour 100 ou 150 euros par an suivant les options qu’on choisit, sait qu’il y aurait peut-être un délai.

• Adhésions : 700.5 euros.
Une légère baisse (une soixantaine d’euros) par rapport à 2014. En fin d’année 2015, avec l’absence de la boutique et du lien direct pour régler par Paypal, les adhésions et réadhésions ont un peu stoppé. Maintenant que c’est revenu, n’hésitez pas !

• Dons : 1070.1 euros.
Ca par contre, ça n’a pas changé. Ca fait trois ans de suite que les dons sont entre 1050 et 1100 euros. J’espère que ça va continuer cette année mais en tout cas, merci beaucoup à tous.

• La boutique (goodies et éditions) : -212.37
Si ça vous fait peur, ne vous inquiétez pas. C’est un simple problème de date. On a fait une très bonne année en 2014, surtout sur la vente de Bleu Horizon, et par le jeu des dates, la reddition des comptes pour les auteurs à eu lieu sur 2015, ainsi que le remboursement des frais d’expédition et d’emballage d’un an. Une bonne partie des frais de 2014 ont été payé sur l’année 2015 qui a été calme au niveau des ventes. En fait on est toujours bénéficiaire, sans soucis. Ces frais devaient tombés, les sommes correspondantes avaient été mise de coté sur notre compte épargne associatif. Je vous assure que j’ai mis un moment avant de comprendre pourquoi j’avais eu ce chiffre (mais on n’a rien acheté ?!!)

• Disponible sur le compte courant : 454.50 euros.

• Disponible sur le livret d’épargne (réserve associative pour frais, projets, etc.) : 3300 euros.

• Disponible sur Paypal : 541.29

Au total, nous avons 4386.79 euros de disponible pour notre fonctionnement et nos projets.

• Pour information : Geek Faeries 2015 a rapporté 142 euros de vente pour un stand à 50 euros
Le Bal Sorcier 2015 a lui rapporté 72.90 euros pour un stand à 63.96 euros.
On ne fait pas fortune mais ça ne fait pas perdre d’argent à l’association (entre autre parce qu’on ne compte pas les transports et l’hébergement^^).

[LaLouisaBlack]

Merci pour ce bilan
Petite question : tu les faits de quelle date à quelle date les comptes ? C'est sur l'année 2015, ou entre deux AG ?

[Morgwen]

Les bilans sont fait du 1er juin au 31 mai de l'année suivante. Donc quand Lyane vous parle de l'année en cours, c'est d'une AG à l'autre.

edit : au temps pour moi, j'ai dis des bêtises. Ca m'apprendra à répondre à la place des gens.
Allez plutôt lire la dame sous moi, ça vaut mieux.

[Lyane]

Plus maintenant, Morgwen^^. Je m'arrête juste de pointer la compta fin mai. J'ai les chiffres pour le début de cette année 2016 si vous voulez, aussi.

Donc, historiquement, c'était entre deux AG, mais avec les dates qui changeaient, ce n'était jamais vraiment sur la même durée. Rappelez vous pour ceux qui étaient déjà là, on a eu une AG IRL en août. Ca fait quand même deux mois d'écart. Maintenant, c'est des années civiles. Donc ici, de janvier 2015 au 31 décembre 2015. Par contre, dans les commentaires que j'ai mis, il y a pas mal de choses de ce début d'année et pour les mois à venir. C'est aussi pour ça qu'on présente un budget prévisionnel. Ca donne une visibilité dans le futur et pas seulement ce qu'on a fait.

J'ai aussi, pour pouvoir comparé, repris toute la compta depuis le début d'HPF, les mouvements bruts et les relevés de comptes, et j'ai refait des bilans annuels. C'est ce qui m'a pris tant de temps l'an dernier et je n'ai pas vraiment fini. Entre autre le bilan du Banquet des Fondateurs : j'ai les sommes, je sais à quel "poste" ça correspond (repas, assurance, location, etc.) mais pas le détail. Par contre, j'ai toutes les notes et tickets de caisse et je décortique tout ça pour finir par retrouver mes petits. Ca ne gène pas vraiment les bilans, c'est sur une même année civile. J'ai les sommes totales, juste pas le détail facilement accessible.

[Verowyn]

Du coup, ça veut dire que le montant pour la boutique ne prend pas en compte les ventes de PdP ?

[Akasora]

Merci pour ce bilan

[Lyane]

La somme négative ? Non, effectivement Vero.

Mais ça ne prend pas en compte non plus l'impression, l'illustration, la reddition des comptes des trois ouvrages fin mai ni la commande pour refaire les stocks de carnets, qui ont eu lieu sur 2016. Par contre, même avec tout ça, en deux mois, on a déjà "remboursé" au moins la moitié des frais de PP. Et ce, sans compter non plus les derniers mouvements que j'ai vu en commande, une commande de 10 PP en attente d'encaissement, etc.

Si je ne me trompe pas, encore une 40 de Pièces de Puzzles (ou Bleu Horizon, je ne suis pas sectaire ), et on sera à l'équilibre. Ca va plus vite qu'on ne le pense. Surtout que cette ouvrage, on a déboursé 1100 euros et encore 500 euros d'immobilisé qui correspondent à la compensation pour les auteurs. Ca veut dire que la boutique, même avec les gros frais qu'on a eu, à récupérer largement plus de la moitié de ce qu'elle a déboursé.

Il faut voir avec Vegeta pour les chiffres plus détaillés des éditions, c'est elle la chef . Moi je vois que passer les sous.

[Morgwen]

D'autant que cette année, on n'as pas encore passé Geek Faëries et qu'en général, on fait un peu de ventes à ce moment-là. Et les gens en festival sont plus intéressés par les bouquins que les goodies (sauf les éventails par canicule mais ça c'est tricher).
Donc j'ai bon espoir qu'on vende une bonne douzaine de livres entre Bleu Horizon et Pièces de Puzzles. D'autant que la couverture de PdP est bien dans l'esprit steampunk de nombre de participants donc elle attire l'oeil.

[Lyane]

Et que les nouvelles sont tellement variées et intéressantes que les visiteurs de GF vont forcément en trouver à leur goût. *Message subliminal : Achetez et promouvez Pièces de Puzzles* Et puis, c'est pas comme si on n'avais prévu absolument aucune activité et que rien n'attirera l'œil sur le stand. *Message subliminal deux: Venez à GeekFaeries*

[Verowyn]

Ok, merci pour toutes ces précisions.
C'est vrai que j'aime bien avoir les chiffres pour les éditions.

[Lyane]

Moi aussi. Mais là, au bout de deux mois, on a pas encore assez de recule. Rêves Froissés avait 6 mois et Bleu Horizon 11 mois lors des AG. Le bilan pour Pièces de Puzzles, maintenant, ça me ferait l'effet de m'étonner qu'un bébé de deux mois ne soit pas déjà assis à jouer aux cubes. Faut lui laisser le temps de grandir.

[Vegeta]

J'ai les chiffres à la reddition des comptes, mais je n'ai pas recalculé depuis. Donc ce sera un bébé de 27 jours, en plus ^^

Au 30/04, on avait vendu 63 exemplaires brochés de PP et 5 exemplaires numériques.
A titre de comparaison :
BH au bout de 35 jours + précommandes : 91 brochés, 18 ebooks.
RF au bout de 31 jours : 116 brochés, 13 ebooks.

Ce n'est pas extraordinaire. Je vois au moins quatre explications à ça :
- PP n'a pas été promu sur les sites, uniquement sur le forum et en externe (FB, autres forums, ...)
- l'augmentation des frais postaux : 4,20€ de frais de port pour un livre à 14,50€, ça fait mal. Malheureusement, on ne peut influer les tarifs de la Poste (pour mémoire, à la sortie de RF, on était dans la même tranche de poids, et les frais de timbres étaient à 3,50€)
- aucune offre promotionnelle n'a encore été proposée (précommande, opération commerciale, ...) pour ce livre
- les deux précédents ouvrages ont bénéficié d'un contexte propice à l'achat (premier ouvrage HPF pour RF, centenaire de WWI pour BH) que PP n'a pas.

A titre personnel, ça me fait beaucoup de peine que PP n'ait pas plus de succès pour l'instant, car je trouve que la qualité des ouvrages augmente exponentiellement à chaque nouvelle publication.

[Eliane]

Ce qui me fait penser que je n'ai pas encore acheté le mien... Je ferai ça d'ici quelques semaines !

[Cass]

Pour PP, je pense aussi que le contexte financier n'est peut-être pas le même pour chaque. Je sais que, personnellement, j'ai juste pas les moyens par les temps qui courent d'acheter le livre, mais j'ai l'intention de le faire. On l'a vu dans les stats, les membres vieillissent et qui dit vieillir dit plus de responsabilité financière et donc moins l'occasion d'acheter un truc dès la sortie.